تکنیک‌هایی که به تکمیل لیست وظایف روزانه کمک می‌کنند

یکی از گزینه‌های مؤثری که برای رسیدن به بالاترین سطح بهره‌وری در اختیار داریم، تهیه کردن «لیست وظایف روزانه» است. لیست کردن کارهای آینده، ممکن است ذهن ما را باانگیزه و سازمان‌یافته نگه دارد. با این‌حال اگر این تکنیک را درست به کار نبریم، تأثیر کاملاً معکوسی خواهد داشت: این فهرست به یک منبع استرس‌زا و ناامیدکننده تبدیل می‌شود و فشار مضاعف و بی‌موردی را به ما وارد می‌کند.اگر به‌طور واضح اهدافمان را مشخص کنیم، لیست وظایف می‌تواند مسیر پیشرفت ما را هموار کند. به این منظور به نکات زیر توجه کنید:

1️⃣به کمک عبارات عملی، از به تعویق انداختن امور اجتناب کنید:
هر یک از گزینه‌های لیست را تا حد ممکن کاربردی و عملی بنویسید. به‌عنوان‌ مثال اگر می‌خواهید برای سخنرانی هفته‌ی آینده آماده شوید، نوشتن کلمه‌ی «اسلایدها» به شما کمکی نمی‌کند. در عوض به یک آیتم کاملاً شفاف و اجرایی نیاز دارید. مثلاً بنویسید :«آماده کردن اسلایدها برای سخنرانی روز دوشنبه». شاید بی‌اهمیت به نظر برسد، ولی ذهن شما با توجه به این گزینه متوجه می‌شود که باید کاری را انجام دهد، نه اینکه صرفاً به چیزی فکر کند.

2️⃣وظایف را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید:
اطمینان حاصل کنید که هر یک از آیتم‌ها، در یک جلسه قابل‌ اجرا هستند. فهرست شما نباید از اهداف بلندمدت تشکیل شود. اقلام کوچک‌تر و قابل‌هضم، گزینه‌های مناسب و اجرایی‌تری هستند.به‌ عنوان‌ مثال گزینه‌ی «ساماندهی مجدد کل پروسه‌ی فروش سازمان»، یک آیتم لیست وظایف محسوب نمی‌شود. اگر شما نگاهی به تقویم و فهرست کارهای خود داشته باشید، می‌فهمید که این گزینه هرگز قابل‌ اجرا نیست. درحالی‌که گزینه‌ی «مطالعه‌ی سه مقاله در مورد فروش موفق»، به‌احتمال بیشتری در زمان مشخص‌شده قابل‌ اجرا است و در ضمن شما را به هدف، نزدیک‌تر می‌کند.​

3️⃣از ابزارهای مناسب استفاده کنید:

امروزه ابزارهای دیجیتالی زیادی برای پیگیری وظایف حرفه‌ای و شخصی وجود دارند. به همین دلیل شاید در انتخاب بهترین ابزار، مردد شوید. تنها نکته‌ی مهم این است که این ابزار باید به پیشرفت شما کمک کند. برای مثال اگر برای
سازمان‌دهی وظایف خود، به outlook متکی هستید و پس از مدت‌ها، هنوز ایمیل‌های ناخوانده‌ی زیادی دارید، این گزینه، به شما جواب نمی‌دهد.به این توصیه توجه کنید: فقط کارهای ضروری را انجام دهید تا وظایفتان را تکمیل
کنید. وقت زیادی را صرف این نکنید که چگونه و کجا فهرست خود را تنظیم کنید.
کافی است که تمام وظایف را به یاد داشته باشید.

4️⃣از قانون «سه‌تایی» پیروی کنید:

قانون سه‌تایی، یکی از کلیدهای پیشرفت ملموس و قابل‌سنجش است.تصمیم بگیرید که هرروز، سه گزینه از آیتم‌های لیست وظایف را کامل کنید. پس از مدتی متوجه می‌شوید که با این کار، نه‌تنها به اهداف نزدیک‌تر شده‌اید، بلکه احساس
رضایتمندی بیشتری هم پیداکرده‌اید. این احساس موفقیت، به‌ویژه زمانی که اهداف بزرگی دارید؛ بسیار ارزشمند است. معمولاً به تصویر کشیدن مراحل پیشرفت چنین اهدافی آسان نیست، زیرا در طول چند روز یا چند هفته محقق
نمی‌شوند. اما به کمک قانون سه‌تایی، قدم‌های موفق خود را می‌بینید و از آن‌ها انگیزه می‌گیرید.

​